Perubahan
dan Perkembangan Organisasi
Perubahan
organisasi senantiasa mengantipasi perubahan-perubahan dalam lingkungan yang
akan mensyaratkan penyesuaian-penyesuaian disain organisasi diwaktu yang akan
datang.
Faktor-faktor Perubahan Organisasi
Secara
garis besar faktor penyebab terjadinya perubahan dapat dikelompokkan menjadi
dua yaitu: Faktor ekstern dan Faktor intern.
Faktor Ekstern
Adalah penyebab
perubahan yang berasal dari luar, atau sering disebut lingkungan. Organisasi
bersifat responsive terhadap perubahan yang terjadi di lingkungannya. Oleh
karena itu, jarang sekali suatu organisasi melakukan perubahan besar tanpa
adanya dorongan yang kuat dari lingkungannya. Artinya, perubahan yang besar itu
terjadi karena lingkungan menuntut seperti itu. Beberapa penyebab perubahan
organisasi yang termasuk faktor ekstern adalah perkembangan teknologi, faktor
ekonomi dan peraturan pemerintah.
Perkembangan
dan kemajuan teknologi juga merupakan penyebab penting dilakukannya perubahan.
Penggantian perlengkapan lama dengan perlengkapan baru yang lebih modern
menyebabkan perubahan dalam berbagai hal, misalnya: prosedur kerja, kualitas
dan kuantitas tenaga kerja, jenis bahan baku, jenis output yang dihasilkan,
system penggajian yang diberlakukan yang memungkinkan jumlah bagian-bagian yang
ada dikurangi atau hubungan pola kerja diubah karena adanya perlengkapan baru.
Perkembangan
IPTEK terus berlanjut sehingga setiap saat ditemukan berbagai produk teknologi
baru yang secara langsung atau tidak memaksa organisasi untuk melakukan
perubahan. Organisasi yang tidak tanggap dan bersedia menyerap berbagai temuan
teknologi tersebut akan tertinggal dan pada gilirannya tidak akan sanggup
survive.
Faktor
Intern
Adalah penyebab
perubahan yang berasal dari dalam organisasi yang bersangkutan, yang dapat
berasal dari berbagai sumber antara lain:
- Problem
hubungan antar anggota,
- Problem
dalam proses kerja sama,
- Problem
keuangan.
Hubungan antar
anggota yang kurang harmonis merupakan salah satu problem yang lazim terjadi.
Dibedakan menjadi dua, yaitu: problem yang menyangkut hubungan atasan bawahan
(hubungan yang bersifat vertikal), dan problem yang menyangkut hubungan sesama
anggota yang kedudukannya setingkat (hubungan yang bersifat horizontal). Problem
atasan bawahan yang sering timbul adalah problem yang menyangkut pengambilan
keputusan dan komunikasi. Keputusan pimpinan yang berkenaan dengan system
pengupahan, misalnya dianggap tidak adil atau tidak wajar oleh bawahan, atau
putusan tentang pemberlakuan jam kerja yang dianggap terlalu lama, dsb. Hal ini
akan menimbulkan tingkah laku anggota yang kurang menguntungkan organisasi,
misalnya anggota sering terlambat.
Komunikasi atasan bawahan juga sering menimbulkan problem.
Keputusannya sendiri mungkin baik tetapi karena terjadi salah informasi,
bawahan menolak keputusan pimpinan. Dalam hal seperti ini perubahan yang
dilakukan akan menyangkut system saluran komunikasi yang
digunakan. Problem yang sering timbul berkaitan dengan hubungan sesame
anggota organisasi pada umumnya menyangkut masalah komunikasi dan kepentingan
masing-masing anggota. Proses kerja sama yang berlangsung dalam organisasi juga
kadang-kadang merupakan penyebab dilakukannya perubahan. Problem yang timbul
dapat menyangkut masalah system kerjasamanya dan dapat pula menyangkut
perlengkapan atau peralatan yang digunakan. Sistem kerja sama yang terlalu
birokratis atau sebaliknya dapat menyebabkan suatu organisasi menjadi tidak
efisien. System birokrasi (kaku) menyebabkan hubungan antar anggota menjadi
impersonal yang mengakibatkan rendahnya semangat kerja dan pada gilirannya
produktivitas menurun, demikian sebaliknya. Perubahan yang harus dilakukan akan
menyangkut struktur organisasi yang digunakan.
Perlengkapan yang digunakan dalam mengolah
input menjadi output juga dapat merupakan penyebab dilakukannya perubahan.
Tujuan penggunaan berbagai perlengkapan dan peralatan dalam proses kerjasama
ialah agar diperoleh hasil secara efisien.
Ada dua pendekatan penanganan
perubahan organisasi:
1. Proses perubahan reaktif.
Manajemen bereaksi atas tanda-tanda bahwa perubahan dibutuhkan, pelaksanaan
modifikasi sedikit demi sedikit untuk menangani masalah tertentu yang timbul.
Sebagai contoh, bila peraturan baru dari pemerintah mensyaratkan perusahaan
untuk mempunyai perlindungan terhadap kebakaran, maka manajer mungkin akan
membeli alat pemadam kebakaran.
2. Program perubahan yang
direncanakan (planned change), disebut sebagai proses proaktif.
Manajemen melakukan berbagai investasi waktu dan
sumberdaya lainnya yang berarti untuk menguibah cara-cara operasi organisasi.
Perubahan yang direncanakan ini didefinisikan sebagai perancangan dan
implementasi inovasi struktural, kebijaksanaan atau tujuan baru, atau suatu
perubahan dalam filsafat, iklim dan gaya pengoperasian secara sengaja.
Pendekatan ini tepat bila keseluruhan organissi, atau sebagian besar satuan
organisasi, harus menyiapkan diri untuk atau menyesuaikan dengan perubahan.
Di dalam proses perubahan,
terdapat seorang atau individu yang bertanggung jawab atas peranan kepemimpinan
dalam proses pengelolaan perubahan. Individu ini disebut dengan “Change Agent”
(pengantar perubahan). Sedangkan individu atau kelompok yang merupakan sasaran
perubahan disebut “sistem klien”. Pengantar perubahan ini dapat berasal dari
para anggota organisasi atau dapat sebagai konsultan dari luar organisasi.
Leavitt (1964), menyatakan
bahwa organisasi dapat diubah melalui pendekatan struktur, pendekatan
teknologi, dan pendekatan orang-orangnya. Pendekatan struktur adalah yang menyangkut aplikasi
prinsip-prinsip perancangan organisasi yang misalnya: desentralisasi, tanggung
jawab jabatan, garis wewenang yang tepat, penciptaan pembagian kerja dll.
Pendekatan teknologi berkaitan dengan diubahnya teknik-teknik yang dipakai
denga teknologi baru; perubahan ini dapat membawa konsekuesi pula pada
perubahan struktur organisasi (menjadi pendekatan tekno-struktur). Bila
pendekatan struktural dan teknik bermaksud untuk memperbaiki prestasi kerja
organisasi melalui pengubahan situasi kerja yang tepat, maka pendekatan-
pendekatan orang dimaksudkan untuk mengubah secara langsung perilaku karyawan
melalui pemusatan dan ketrampilan, sikap, persepsi dan pengharapan mereka
sehingga diharapkan akan melaksanakan tugas dengan lebih efektif.
Adapun Proses dari perubahan:
·
Mengadakan
pengkajian
·
Mengadakan
identifikasi
·
Menentukan
strategi
·
Melakukan
evaluasi
Apabila selama ini kita hanya mengenal pembelajaran
pada tingkat individu dan kelompok, maka perkembangan manajemen telah mengenal
pembelajaran organisasi (learning organization), yang secara sederhana
dapat diartikan sebagai :
Organisasi yang secara terus menerus melakukan
perubahan diri agar dapat mengelola pengetahuan lebih baik lagi, memanfaatkan
tekhnologi, memberdayakan sumber daya, dan memperluas area belajarnya agar
mampu bertahan di lingkungan yang selalu berubah.
1. Perkembangan
Organisasi
Perkembangan pada suatu organisasi itu sendiri
dapat terjadi manakala organisasi tersebut , lebih cenderung dalam mencapai
suatu tujuan yang telah ditetapkan dan diprogram dengan berusaha meningkatkan
efektivitas keorganisasian dengan mengintegrasikan keinginan bersama akan
pertumbuhan dan perkembangan dengan tujuan keorganisasian. Pengembangan organisasi
sebagai suatu disiplin perubahan perencanaan yang menekankan pada penerapan
ilmu pengetahuan dan praktek keperilakuan untuk membantu organisasi-organisasi
mencapai efektivitas yang lebih besar. Para manajer dan staf ahli harus bekerja
dengan dan melalui orang-orang untuk melaksanakan tugas-tugas mereka dan
Pengembangan Organisasi dapat membantu mereka membentuk hubungan yang efektif
di antara mereka. Di dalam menghadapi akselerasi perubahan yang semakin cepat,
Pengembangan Organisasi diperlukan untuk bisa mengatasi konsekuensi-konsekuensi
dari perubahan tersebut.
Ciri-ciri Pengembangan Organisasi
Pengembangan organisasi yang
efektif memiliki ciri-ciri sebagai berikut :
·
Merupakan strategi terencana dalam mewujudkan
perubahan organisasional, yang memiliki sasaran jelas berdasarkan diagnosa yang
tepat dan akurat tentang permasalahan yang dihadapi oleh suatu organisasi.
·
Merupakan kolaborasi antara berbagai pihak yang
akan terkena dampak perubahan yang akan terjadi terhadap suatu organisasi.
·
Menekankan cara-cara baru yang diperlukan untuk
meningkatkan kinerja seluruh organisasi dan semua satuan kerja dalam
organisasi.
·
Mengandung nilai humanistik dimana pengembangan
potensi manusia menjadi bagian terpenting.
·
Menggunakan pendekatan komitmen sehingga selalu
memperhitungkan pentingnya interaksi, interaksi dan interdependensi antara
organisasi sau dengan organisasi yang lainnya.
·
Berbagai satuan kerja sebagai bagian integral di
suasana yang utuh.
·
Menggunakan pendekatan ilmiah dalam upaya
meningkatkan efektivitas organisasi.
Metode Pengembangan Organisasi
Dalam kegiatan pengembangan organisasi terdapat
berbagai macam metode yang pada dasarnya dikelompokan dalam 2 macam, yaitu
metode pengembangan perilaku, dan metode pengembangan keterampilan dan sikap.
1. Metode Pengembangan Perilaku :
·
Jaringan Manajerial (Managerial Grid)
Jaringan manajerial atau kisi manajerial (managerial grid), disebut juga
latiahan jaringan (grid training), adalah suatu metode
pengembangan organisasi yang di dasarkan jaringan manajerial. Teori ini di pelopori oleh Robert Blake dan Jane Mouton. Dalam metode ini
dikenal dua dimensi dua prilaku pimpinan, yaitu prilaku pimpinan yang
memusatkan perhatian pada produksi, dan prilaku pimpinan yang memusatkan
prilakunya pada orang. Dari segi intensitasnya, seorang pimpinan mungkin dapat
menerapkan sekaligus dua prilaku tersebut dalam intensitas yang sama atau berbeda.
·
Latihan Kepekaan
Latihan kepekaan (sensitifity training) merupakan latihan dengan kelompok. Oleh karena itu metode ini di namakan pula metode T-groupe (T= Training).
Dalam metode ini yang di maksud dengan kepekaan adalah kepekaan terhadap diri
sendiri dan terhadap hubungan diri sendiri dengan orang lain. Metode ini
berlandaskan pada anggapan bahwa kesulitan untuk berprestasi di sebabkan oleh
adanya persoalan emosional dari kelompok orang-orang yang harus mencapai
tujuan. Metode ini beranggapan bahwa apabila persoalan emosional itu dapat di
atas maka dengan sendirinya kesulitan untuk beradaptasi dapat di hilangkan.
Oleh karena itu tujuan dari
pada latiahan kepekaan adalah mempertajam daya peka, perasaan(emosi), dan
kecepatan reaksi dalam menghadapi beberapa persoalan. Dalam latihan ini anggota
kelompok di beri movasiuntuk belajar mengenai diri sendiri dalam menghadapi
orang lain, kebutuhan dan sikap mereka sendiri. Sikap ini dapat terungkap
melalui dua jalur, yaitu melalui mereka sendiri terhadap orang lain, dan
melalui prilaku orang lain terhadap diri mereka sendiri.
· Pembentukan Tim
Pembentukan Tim (Team Feedback) adalah suatu metode yang berusaha
mengumpulkan data-data dari para anggota organisasi. Data itu meliputi
data-data yang berhubungan dengan tingkah laku,sikap,serta berbagai perasaan
lain yang ada pada diri setiap anggota organisasi. Data-data yang telah
dikumpulkan kemudian di susun dan di kembangan kepada para anggota organisasi
yang telah di survai untuk didiskusikan. Dari hasil diskusi akan di perpleh
umpan balik(feedback) dari para anggota organisasi yang telah di survey, apakah
perlu di adakan perubahan atau tidak.
·
Umpan Balik Survei
2. Metode Pengembangan Ketrampilan dan Sikap :
·
On The Job Training
Latihan ditempat kerja (on the job training ) ialah
latian kerja ditempat kerja yang sebenarnya. Latian ini melatih anggota organisasi untuk menjalankan pekerjaan – pekerjaan
dengan lebih efisien. Didalam latian ini instruksi- instruksi diberikan
langsung kepada anggota organisasi ditempat kerjannya, baik yang bersifat kerja
sama maupun yang bersifat perseorangan. Dengan latian ini diharapkan para
anggota organisasi lebih mampu menjalankan dan lebih menguasai pekerjaannya.
Ada beberapa keuntungan yang
diperoleh dalam latihan ditempat kerja ini, antara lain :
1) Sangat
ekonomis Karen para peserta tetap produktif selama mereka mengikuti dan
manjalankan latiahan .
2) Presentasi
anggota organisasi tidak akan berkurang atau hilang. Hal ini sangat berbeda
apabila dibanding dengan latihan yang diadakan diluar tempat kerja.
Latihan yang diluar tempat kerja kan melibatkan sebagian presentasi
hilang apabila peserta latian kembali ke tempat kerjanya masing-masing
· Job Instruction Training
Adalah dengan memberikan petunjuk-petunjuk pekerjaan secara langsung pada
pekerjaan dan terutama digunakan untuk melatih para karyawan tentang cara-cara
pelaksanaan pekerjaan sekarang. Pada metode ini didaftarkan semua
langkah-langkah yang perlu dilakukan dalam pekerjaan sesuai dengan urutannya.
·
Of The Job Training
Metode off the job adalah pelatihan yang
menggunakan situasi di luar pekerjaan. Dipergunakan apabila banyak pekerja yang
harus dilatih dengan cepat seperti halnya dalam penguasaan pekerjaan, di
samping itu juga apabila pelatihan dalam pekerjaan tidak dapat dlakukan karena
sangat mahal.
1. Lecture
Merupakan metode pelatihan dengan memberikan kuliah
atau ceramah dalam rangka penyampaian informasi-informasi yang dibutuhkan
petatar Metode ini mengeluarkan biaya yang tidak tinggi, namun kelemahannya
adalah peserta kurang partisipasi dan kurang respon.
2. Video Presentation
Adalah prestasi yang dilakukan melalui media televisi, film, slides dan
sejenisnya serupa dengan bentuk lecture.
3. Role Playing
Merupakan suatu permainan peran yang dilakukan oleh peserta untuk memainkan
berbagai peran orang tertentu dan diminta untuk menanggapi para peserta lain
yang berbeda perannya. Teknik ini dapat mengubah sikap peserta, seperti
misalnya: menjadi lebih toleransi terhadap perbedaan individual dan juga dapat
mengembangkan ketrampilan-ketrampilan antar pribadi.
4. Case Study
Merupakan metode pelatihan dimana para peserta pelatihan dihadapakan pada
bberapa kasus tertulis dan diharuskan memecahkan masalah-masalah tersebut.
5. Simulation
Simulasi merupakan suatu situasi atau kejadian yang ditampilkan semirip
mungkin dengan situasi yang sebenarnya, tetapi hanya merupakan tiruan saja dan
para pelatihan harus memberikan respon seperti dalam kejadian yang sebenarnya.
Jadi simulasi merupakan suatu teknik untuk mencontoh semirip mungkin terhadap
konsep sebenarnya dari pekerjaan yang akan dijumpai.
6. Self Study
Merupakan teknik yang menggunakan modul-modul tertulis dan kaset-kaset atau
video tape rekaman dan para peserta hanya mempelajarinya sendiri. Teknik ini
tepat digunakan apabila jumlah karyawan yang mengikuti pelatihan dalam jumlah
yang besar, pada karyawan tersebar di berbagai lokasi yang berbeda-beda dan
sulit mengumpulkan para karyawan sekaligus untuk bersama-sama mengikuti program
pelatihan tertentu.
7. Programmed Learning
Dalam metode ini, diberikan beberapa pertanyaan-pertanyaan dan para peserta
pelatihan harus memberikan jawaban yang benar. Metode ini dapat juga melalui
komputer yang sudah mempunyai program tersendiri agar para peserta dapat
mempelajari dan memperinci selangkah demi selangkah dengan umpan balik langsung
pada penyelesaian- setiap langkah. Masing-masing peserta pelatihan dapat
menetapkan kecepatan belajarnya
8. Laboratory Training
Teknik ini adalah merupakan suatu bentuk latihan kelompok yang terutama
digunakan untuk mengembangkan ketrampilan-ketrampilan antar pribadi. Latihan
ini bersifat sensivitas, dimana peserta menjadi lebih sensitif terhadap
perasaan orang lain dan lingkungan. Laboratory Training ini berguna untuk
mengembangkan berbagai perilaku bagi tanggung jawab pekerjaan di waktu yang
akan datang.
· Vestibule Training
Merupakan pelatihan yang dilakukan dalam suatu ruangan khusus yang terpisah
dari tempat kerja biasa dan disediakan jenis pelaralatan yang sama seprti yang
akan digunakan pada pekerjaan sebenarnya. Latihan ini berguna sebagai pendahuluan dari
latihan kerja.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar